Nell’articolo relativo alle email transazionali abbiamo visto come questo tipo di comunicazione giochi un ruolo fondamentale a supporto del business e della brand awareness.
Ma come possiamo integrare i nostri sistemi con una piattaforma di invio email transazionali? Tramite l’utilizzo di chiamate API e il protocollo SMTP di magnews.
Il procedimento di invio email è simile a quello di una lettera: attraverso una serie di passaggi, il sistema di gestione prende in carico il messaggio e lo consegna al destinatario. Nel caso delle email transazionali, è il server SMTP che agisce da sistema postale.
Per aiutarti a navigare il mondo dell’email sending – tramite SMTP oppure chiamate API – abbiamo messo assieme quanto occorre davvero sapere, in modo che potrai diventare un esperto di SMTP e email API in pochissimo tempo.
Perché una soluzione di invio tramite SMTP è importante?
I sistemi con cui interagisce un utente sono molteplici, dal contact center al sistema di presa ordini, di gestione delle spedizioni, al sito web, al CRM. Tutti i sistemi di invio condividono la necessità di dare seguito a un evento che si è verificato e poter inviare un messaggio alla persona, proprio in quel preciso momento.
Spesso sono sistemi in cui le funzionalità di invio di una email sono abbastanza basiche. I layout disponibili sono semplici e appaiono poco professionali. Non è sempre possibile firmare il messaggio inviato, tracciare le interazioni del destinatario o registrare i recapiti errati.
E cruciale allora affidarsi a una soluzione esterna per l’invio del messaggio, come Magnews Transactional, in modo da realizzare su quella piattaforma le configurazioni tecniche di invio, centralizzare le risorse grafiche e soprattutto sfruttare la capacità di consegna efficace di un sistema specializzato.
Come posso integrare i miei sistemi con le soluzioni SMTP o tramite API?
Integrare una piattaforma per l’invio di email transazionali con un sistema SMTP è abbastanza facile.
Per le email transazionali le soluzioni tecniche più diffuse sono di fatto due: il protocollo SMTP – che è alla base del funzionamento della tecnologia email – e le chiamate API alla piattaforma di invio.
Vediamo nei paragrafi che seguono le due tecnologie e quali sono i relativi vantaggi.
Il protocollo SMTP
È la tecnologia che sta alla base della comunicazione email. Il Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) definisce il formato e i protocolli utilizzati da un mail server per l’invio, la ricezione e il trasferimento di email tra mittente e destinatario.
Un mail server è un termine generico per descrivere un sistema che raccoglie, elabora e invia delle email. Al pari di quello che accade per la posta tradizionale, un mail server è un sistema di smistamento e consegna dove transita ogni email prima di raggiungere destinazione.
Ha un indirizzo, o più di uno, che può essere utilizzato sia da un’applicazione email (Outlook o Gmail per intenderci) sia da un sistema applicativo per trasferire le email che devono essere elaborate e inviate. Con una logica di accettazione e inoltro, un mail server SMTP si comporta da “mail transfer agent” per portare la email via rete al giusto computer e successivamente alla casella di inbox.
Una email viene pertanto elaborata e tradotta secondo il protocollo e inviata a un mail server SMTP che:
- Verifica che la email in uscita provenga da un account attivo;
- Prova a consegnarla al mail server di destinazione;
- Si assicura di restituire un messaggio di errore (“bounce”) al sistema chiamante se per un qualche motivo non è stato possibile consegnare un’email (ad esempio a causa di indirizzo non corretto o qualsiasi altra ragione).
Il principale vantaggio del SMTP è la semplicità di integrazione. Se è supportato dal sistema chiamante, ad esempio il gestionale, è sufficiente indicare l’indirizzo del server SMTP incaricato dell’invio.
E’ una soluzione che, in modalità plug & play, permette di sfruttare immediatamente i vantaggi di una soluzione professionale di invio e, soprattutto, non richiede lo sviluppo di codice.
Il sistema chiamante continuerà a farsi carico della composizione dei contenuti, ovvero l’HTML che definisce il corpo della email.
Come attivare il server SMTP di magnews e come funziona?
Tutto quello di cui hai bisogno è un account su magnews, e la capacità di utilizzare una semplice autenticazione via username e password per inviare una email utilizzando il nostro server SMTP.
Il tuo email client si connette all’indirizzo simplysmtp-mn1.mag-news.it sulla porta 587.
Come prima cosa magnews verifica che le credenziali utilizzate corrispondano a un account attivo e, successivamente, che il messaggio ricevuto sia corretto.
Trasferisce quindi la email al server ricevente, che verificherà l’indirizzo del mittente, del destinatario e il contenuto del messaggio. Inoltre, controlla il DNS del dominio mittente per possibili problemi riguardo la firma dell’e-mail (puoi leggere il nostro articolo dedicato per maggiori dettagli sul tema DKIM per proteggere il dominio mittente dallo spoofing). In caso positivo consegna la email al destinatario.
In aggiunta a quanto previsto dallo standard, la soluzione integrata con server SMTP di magnews fornisce ulteriori capacità:
- Policy di invio: Permette di scegliere se inviare alcuni messaggi più importanti con una coda prioritaria, per ridurre al minimo i tempi di consegna
- TLS: Attiva la codifica TLS per l’invio di messaggi criptati e sicuri
- Tracciamento degli eventi: Oltre agli errori di consegna – come il recapito errato – sono registrate anche le aperture e click sul messaggio, per analisi e monitoraggio. Non sarai più “al buio” sui messaggi inviati.
- Identificativo univoco: Associa ad ogni messaggio un identificativo che proviene dal sistema chiamante, per rintracciarlo con facilità successivamente.
Riassumendo i pro e i contro dell’integrazione con server SMTP per la gestione delle email transazionali possiamo concludere che:
- è la soluzione ideale per l’invio dei messaggi, sfruttando la modalità plug & play;
- la realizzazione delle email resta a carico del sistema chiamante.
Chiamate API
Una API è un servizio esposto da una piattaforma, raggiungibile via web, che può essere chiamato per attivare l’esecuzione immediata di un compito, come l’invio di un messaggio.
Per una comunicazione transazionale l’API di invio deve come minimo accettare:
- il destinatario, espresso come recapito email o cellulare
- il contenuto del messaggio, ovvero il codice HTML per l’email o il testo per SMS. Oppure una comunicazione già presente in piattaforma, cui aggiungere eventualmente qualche parametro di personalizzazione (scopriremo in seguito i vantaggi dei template).
In caso di esito positivo, l’API restituisce un identificativo che permette di tracciare gli eventi registrati sulla comunicazione dall’invio in poi.
Ci sono altri parametri che l’API di invio deve fornire, che raggruppiamo in tre contesti:
Parametri di personalizzazione:
- il mittente (email/sms): se si gestisce più di un brand o servizio è bene poter indicare il mittente. Si può usare il mittente anche per un tocco più personale, mettendo il nome della persona del contact center che ha dato supporto, oppure il referente tecnico/commerciale in un contesto B2B;
- dati di personalizzazione: i dati del contatto sono una leva potente per rendere il messaggio rilevante. Non tanto per salutare il contatto con il suo nome, ma ad esempio per ricordare la data di rinnovo di un abbonamento a una specifica testata. Oppure per presentare una lista di argomenti in linea con gli interessi dimostrati.
Parametri di templating:
Il principale beneficio di un’integrazione tramite API è quello di sfruttare comunicazioni già predisposte in piattaforma, delegando la composizione del messaggio.
Nella piattaforma di invio è predisposta una comunicazione con alcuni segnaposti che verranno valorizzati in chiamata (nell’immagine il codice_cliente). In fase di invio, sarà sufficiente indicare quale comunicazione spedire e valorizzare i parametri necessari al completamento del messaggio.
Il grande vantaggio dei template in piattaforma è la possibilità di condividere facilmente il layout grafico, loghi e immagini, i testi dei footer, centralizzando tutte queste risorse. Le comunicazioni risulteranno tra loro consistenti, e sarà più facile fare manutenzione. Il sistema chiamante non dovrà più farsi carico della realizzazione dell’HTML, che non è certo un mestiere banale. Basta pensare alla difficoltà di essere compatibili con i diversi client di posta, desktop e mobile.
Parametri tecnici di invio:
Ecco alcuni parametri aggiuntivi di grande utilità:
- orario di invio: il momento in cui si registra un evento non è detto che sia ottimale anche per l’invio e a volte è preferibile posticiparlo. E’ meglio non inviare un SMS di conferma spedizione in orario notturno, come posticipare un messaggio di follow-up al termine di una navigazione su una specifico argomento del sito.
- politica di archiviazione: la comunicazione effettivamente inviata verrà conservata completamente, in parte o non conservata sulla piattaforma di invio. Questo abilita controlli a posteriori dell’effettivo contenuto del messaggio inviato.
- coda di invio: se una comunicazione deve arrivare quanto prima, come il recupero della password per accedere all’Area riservata, è bene che sia inviata in modo tempestivo sfruttando una coda prioritaria.
- custom data: associa alla comunicazione dei dati propri del tuo business, che verranno conservati in piattaforma e che potrai recuperare successivamente.
Come funzionano le API per le email transazionali in magnews
Come anticipato nel precedente paragrafo, sarà sufficiente avere un account attivo e autenticato su magnews, da cui sarà possibile predisporre le comunicazioni da inviare tramite una semplice interfaccia drag&drop.
Quando il tuo sistema chiama le API di magnews, viene verificato che le credenziali facciano riferimento a un account attivo e, successivamente, i parametri di chiamata: il destinatario, le opzioni di invio, e il codice HTML del messaggio o in alternativa la comunicazione da inviare.
A questo punto, il messaggio viene finalizzato e trasferito al mail server di magnews per l’effettiva spedizione. Sempre tramite API potrai monitorare l’avanzamento della spedizione, richiedendo in tempo reale l’avanzamento di stato del messaggio e quali eventi sono stati registrati.
Riassumendo i pro e i contro dell’integrazione con API per la gestione delle email transazionali, possiamo concludere che:
- il sistema utilizza il designer di magnews per la progettazione di comunicazioni dal look professionale;
- centralizza le risorse grafiche in magnews, semplica la manutenzione e l’aggiornamento delle comunicazioni;
- richiede lo sviluppo di un’integrazione low-code tra i sistemi.
Pronto per l’invio di una email transazionale con i sistemi integrati SMTP o API di magnews?
Contattaci per approfondire di più. Una volta aperto un account su magnews, ti seguiremo nell’avvio e ti forniremo tutte le risorse utili per partire.
