Newsletter a prova di GDPR, la guida completa

CONDIVIDI L’ARTICOLO

Newsletter a prova di GDPR con magnews

Il mondo di magnews - 8 MIN. DI LETTURA

Aggiornato: Gennaio 2025

Indice

L’email marketing è un potente strumento di promozione per fidelizzare i clienti e attrarne di nuovi. Tuttavia, nel panorama attuale, rispettare la normativa GDPR è imprescindibile. Questo articolo ti guiderà attraverso i principi fondamentali e gli adempimenti del GDPR che occorre osservare, con un focus sull’email marketing, con l’obiettivo di supportarti nella gestione della privacy e nella conformità normativa. 

Cosa significa GDPR

Il GDPR (General Data Protection Regulation) è una normativa europea introdotta con il Regolamento (UE) 2016/679 volta a garantire la tutela dei dati personali. La normativa si applica ai trattamenti svolti sui dati personali, tra i quali rientrano anche le attività di marketing basate sull’utilizzo di tali informazioni, inclusa la profilazione degli utenti per personalizzare i contenuti. 

Principi fondamentali del GDPR applicati alle newsletter 

I principi fondamentali del GDPR trovano un’applicazione cruciale anche nel campo relativo alla gestione delle newsletter. Il rispetto di questi principi garantisce un trattamento dei dati conforme alla normativa in materia di protezione dei dati personali. 

Il principio di liceità e trasparenza (indicato nell’articolo 5 del Regolamento) rappresenta il punto di partenza: l’invio di comunicazioni deve fondarsi su una base giuridica certa, come il consenso esplicito fornito dagli utenti. Questo assicura che le informazioni personali vengano trattate in modo legittimo e trasparente. È utile, infatti, inserire nel footer della newsletter il motivo per cui l’utente stia ricevendo tale comunicazione, così che ci sia un alto livello di trasparenza tra l’azienda e il ricevente, nonché riconoscere all’utente la facoltà di non ricevere più comunicazioni promozionali o di marketing. 

La correttezza è altrettanto centrale: è fondamentale evitare qualsiasi forma di raggiro o ambiguità, informando chiaramente gli utenti su come i loro dati saranno raccolti, conservati e utilizzati

Infine, il principio di minimizzazione impone di limitare la raccolta dei dati ai soli elementi strettamente necessari per le finalità dichiarate, evitando richieste eccessive o non pertinenti. Questi principi, se applicati correttamente, garantiscono un uso etico e conforme delle informazioni personali, rafforzando la fiducia degli utenti. 

L’accountability rappresenta un altro pilastro imprescindibile all’interno del GPDR: le aziende devono essere in grado di dimostrare la piena conformità alla normativa in materia di protezione dei dati personali, documentando ogni aspetto del trattamento dei dati. Questo significa tenere traccia delle basi giuridiche, conservare le informative privacy, preservare le evidenze dei consensi raccolti e assicurarsi che tutte le procedure siano verificabili e facilmente consultabili in caso di necessità. 

Pensiamo a un modulo nella home di un sito web che ha come obiettivo quello di raccogliere iscritti alla Newsletter: cosa dovrebbe contenere per rispettare quanto scritto sopra? 

Probabilmente, seguendo il principio di minimizzazione, gli unici dati che effettivamente sono necessari per questa specifica attività sono il nome e l’email. Quindi, se l’obiettivo è quello di inviare comunicazioni via posta, chiedere ulteriori dati (es. numero di telefono) risulta superfluo. 

Un altro aspetto che non può mancare è la casella che permette all’utente di fornire il consenso esplicito (principio di liceità e principio di correttezza), che può essere sviluppato come segue:  

Acconsento al trattamento dei miei dati personali ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) per l’invio di comunicazioni informative e commerciali, come specificato nell’informativa sulla privacy. 

Per rafforzare la fiducia degli utenti, si potrebbero specificare anche informazioni aggiuntive, ad esempio: 

  • I tuoi dati saranno utilizzati esclusivamente per l’invio della nostra newsletter. 
  • Potrai revocare il tuo consenso in qualsiasi momento cliccando sul link di cancellazione presente in ogni email.  

Infine, in ossequio al principio di trasparenza, occorrerà riportare il link al testo dell’informativa privacy nella quale gli utenti vengono informati su come verranno trattati i dati che forniscono per ricevere le comunicazioni commerciali. 

Rappresentazione dei principi del GDPR applicati alla newsletter

Quando Il consenso è valido

Il consenso è valido quando l’utente è stato informato in modo chiaro e completo sulle finalità e sulle modalità del trattamento dei dati. 

Questo implica che l’informativa dev’essere trasparente, scritta in un linguaggio comprensibile e facilmente accessibile, così da consentire all’utente di conoscere pienamente a cosa sta acconsentendo. 

Per essere considerato esplicito, il consenso deve essere raccolto tramite un’azione inequivocabile, come ad esempio la spunta di una casella che l’utente compila volontariamente. Non è sufficiente dedurlo da comportamenti impliciti o passivi, come la semplice visita a una pagina web o l’assenza di azioni contrarie. 

Un esempio di buona pratica è quello di inserire nei moduli di iscrizione checkbox separate per ciascun tipo di consenso richiesto, distinguendo chiaramente tra l’iscrizione alla newsletter, l’invio di comunicazioni di marketing e l’autorizzazione alla profilazione, così da garantire trasparenza e rispetto delle preferenze dell’utente. 

Un approccio equilibrato e rispettoso delle normative aiuta a instaurare un rapporto di fiducia con gli utenti.  

Personalizzare le newsletter: quando è consentito

La personalizzazione delle newsletter è consentita solo quando viene chiaramente specificato agli utenti che il loro comportamento, come i clic, le aperture delle email o come l’analisi dei comportamenti di acquisto, sarà analizzato per offrire contenuti più rilevanti

Inoltre, è fondamentale garantire che gli utenti abbiano sempre la possibilità di revocare il consenso in qualsiasi momento, senza complicazioni. Una buona pratica può essere quella di inserire un link di disiscrizione in calce a ciascuna email. 

Non dimentichiamo che le persone si aspettano di ricevere contenuti coerenti con la tematica dichiarata e, soprattutto, che i loro dati personali non vengano ceduti a terzi senza autorizzazione. 

Per quanto riguarda la conservazione e la sicurezza dei dati personali, è essenziale adottare misure che garantiscano la loro protezione. Queste informazioni devono essere conservate solo per il tempo strettamente necessario alle finalità per cui sono state raccolte. Inoltre, in caso di richieste di cancellazione da parte degli utenti, queste devono essere evase entro 30 giorni, con una possibile proroga di altri due mesi in situazioni eccezionali. 

È altrettanto importante adottare misure di sicurezza adeguate, come l’uso di password, l’aggiornamento regolare dei sistemi e l’adozione di certificazioni come la ISO 27001, per assicurare la massima protezione delle informazioni personali. 

Questi accorgimenti non solo rispettano la normativa, ma rafforzano anche la fiducia degli utenti, che potrebbero essere più propensi a fornire ulteriori dati personali  richiesti in seguito per altre attività.

Il ruolo di magnews nella gestione della privacy e del GDPR

Magnews si pone come un partner affidabile per le aziende che desiderano garantire la piena conformità al GDPR nella gestione delle comunicazioni digitali. La piattaforma offre strumenti avanzati che permettono di raccogliere, gestire e proteggere i dati personali, nel rispetto dei più alti standard di sicurezza e trasparenza. 

Dashboard magnews per la gestione delle newsletter in conformità con il GDPR

Gestione delle preferenze e diritto alla cancellazione

Questa piattaforma consente di tracciare e documentare i consensi degli utenti attraverso il Consent Tracker, uno strumento che registra in modo dettagliato quando e come il consenso è stato ottenuto. Questo log diventa un elemento fondamentale per dimostrare la conformità alle normative in caso di verifiche o richieste da parte degli utenti. 

La piattaforma permette inoltre di revocare facilmente il consenso in qualsiasi momento, assicurando agli utenti il pieno controllo sui propri dati personali. Grazie a funzionalità integrate, è possibile modificare, esportare e cancellare i dati personali su richiesta, garantendo il rispetto dei diritti sanciti dal GDPR.

Moduli di iscrizione e raccolta dei consensi

Magnews mette a disposizione moduli di iscrizione conformi al GDPR, che collegano direttamente informative chiare e accessibili. Attraverso questi moduli e grazie alle funzionalità offerte dal Consent Tracker, i consensi vengono raccolti in modo esplicito e tracciati con precisione. Questo approccio assicura che ogni interazione con l’utente sia documentata e verificabile, rispettando i principi sanciti dal GDPR.

Sicurezza dei dati e certificazioni

La sicurezza dei dati trattati da magnews è una priorità assoluta. La piattaforma adotta misure avanzate per il controllo degli accessi, come l’utilizzo di password con scadenze preimpostate e la possibilità (per il super-admin) di definire i parametri di sicurezza per gli altri utenti.

Inoltre, la piattaforma magnews può vantare misure di sicurezza in linea con i requisiti e i controlli previsti da diverse certificazioni di rilievo internazionale, quali la ISO 27001 e la ISO 27701, che attestano l’adozione di pratiche rigorose per la protezione dei dati personali e per la sicurezza delle informazioni. Queste misure garantiscono un ambiente sicuro per la gestione delle informazioni, riducendo al minimo i rischi di violazione. 

Esempi pratici di funzionalità GDPR-compliant con magnews

  • Tracciamento del consenso: un log dettagliato registra quando e come ogni consenso è stato raccolto, offrendo una visione completa del processo. 
  • Segmentazione del pubblico: è possibile creare segmenti specifici basati sui consensi raccolti, per garantire che le comunicazioni siano inviate solo agli utenti che hanno autorizzato determinati trattamenti. 

Ricorda: sui minori di 14 anni non si può fare profilazione né attività di marketing in assenza del consenso del soggetto che esercita la responsabilità genitoriale e per le persone tra i 14 e 18 anni queste attività sono fortemente sconsigliate. 

Rispettare il GDPR non è solo un obbligo, ma un’opportunità per costruire un rapporto di fiducia con i tuoi utenti. Con magnews, hai a disposizione una piattaforma completa che ti aiuta a gestire le tue newsletter in totale sicurezza e conformità. 

Raggiungi i tuoi obiettivi di business

Scrivi ad un nostro consulente oppure richiedi una demo gratuitamente!

Richiedi una demo Scrivi ad un consulente

No grazie