Pronto per il GDPR? Scopri il nuovo Consent Tracker, la soluzione per tracciare i consensi dei contatti in MagNews

Mancano poco più di due mesi alla definitiva applicazione del Regolamento (UE) 679/2016, anche noto con l’acronimo inglese “GDPR” (i.e. General Data Protection Regulation).

 

A decorrere dal 25 maggio 2018, infatti, il Regolamento sarà direttamente applicabile in tutti i Paesi europei modificando e potenzialmente uniformando la normativa in materia di privacy e protezione dei dati personali nell’Unione.

Dopo aver condiviso con te alcune riflessioni sulle principali novità introdotte dal Regolamento, approfondite anche in un whitepaper scritto a quattro mani insieme all’Avvocato Paolo Balboni, Founding Partner di ICT Legal Consulting (qui, trovi il nostro approfondimento “GDPR e gli impatti nelle attività di Marketing“), mettiamo a tua disposizione una guida pratica che ha l’obiettivo di offrire una panoramica dei principali strumenti da sempre disponibili all’interno della piattaforma MagNews che possono agevolare gli utenti a porre in essere attività di marketing nel rispetto del Regolamento (leggi la nostra Guida Pratica “10 risposte di MagNews al GDPR”).

Ma non è finita qui: oltre a questi due approfondimenti, oggi abbiamo deciso di darti qualche elemento in più sul tema del consenso, per presentarti in anteprima la nostra nuova soluzione tecnologica pensata proprio per registrare la volontà dei soggetti interessati.

GDPR e Consenso

Il GDPR prevede che il trattamento dei dati personali debba fondarsi su un’idonea base giuridica, indicando, tra le possibili condizioni di liceità dello stesso, il consenso espresso dal soggetto interessato.

Si tratta senz’altro di una delle basi legali maggiormente utilizzata nel mondo dei marketer: nella maggior parte dei casi, infatti, il rapporto tra titolare del trattamento e soggetto interessato trae origine da un consenso validamente prestato.

Il Regolamento – in linea con quanto già prescritto dal Codice Privacy – richiede che il consenso sia libero, specifico, informato e inequivocabile, oltre che espresso mediante una dichiarazione o una azione positiva inequivocabile: salvo specifiche circostanze, rimane dunque inammissibile un consenso solo tacito o presunto (mediante, ad esempio, caselle preselezionate).

E fin qui nulla di nuovo.

Cosa cambia quindi con il GDPR?

In ogni momento il titolare del trattamento deve essere in grado di fornire evidenza di compliance sia all’Autorità Garante che ai soggetti interessati, dovendo essere in grado di dimostrare di aver raccolto il consenso a uno specifico trattamento, ove il consenso sia la base legale che legittima il trattamento dei dati personali.

Le preferenze espresse dagli interessati di cui raccogliamo i dati personali (tipicamente, i nostri contatti) devono quindi essere puntualmente registrate e conservate.

Sulle modalità di documentazione del consenso, tuttavia, la normativa non fornisce una “ricetta preconfezionata”: spetta a ciascun titolare il compito di valutare – caso per caso – quali informazioni tracciare, così come le concrete modalità di conservazione delle stesse. Un titolare che raccoglie consensi mediante un form online, ad esempio, potrebbe ritenere necessario loggare ogni azione di spunta del consenso compiuta dai contatti, nonché l’indirizzo IP e URL della pagina di acquisizione, ricollegando tale azione alla versione dell’informativa pubblicata sul sito in quel momento.

Anche se sono in molti a desiderare un “software GDPR” che permetta automaticamente (e magicamente) di essere compliant al Regolamento, non è possibile adempiere gli obblighi normativi mediante una soluzione standard identica per tutti.

 

Non un software, ma uno strumento flessibile per gestire gli aspetti cruciali del nuovo Regolamento

In vista del GDPR, appare quindi più che mai necessario poter disporre di uno strumento flessibile ed efficace, che consenta ai titolari di compiere le proprie scelte liberamente e in piena autonomia.

Il Consenso e MagNews

E’ nel contesto appena descritto che abbiamo sviluppato il Consent Tracker: una soluzione tecnologica che ti aiuterà a fronteggiare alcuni degli obblighi normativi introdotti dal GDPR.

Vediamone insieme le caratteristiche principali.

Consent Tracker: di cosa si tratta

Il Consent Tracker è un add-on di piattaforma, pensato per semplificare la documentazione dei consensi prestati dai soggetti interessati (es. clienti e potenziali clienti). Rappresenta una soluzione estremamente flessibile e configurabile, in grado di automatizzare il tracciamento di ogni evento che riterrai rilevante ai fini della dimostrazione del consenso.

L’obiettivo di questa soluzione è permettere una gestione semplice, in un unico ambiente, delle variazioni ai consensi dei contatti presenti nei database di MagNews e quindi fornire un supporto tecnologico a coloro che sono tenuti a conformarsi ai relativi obblighi normativi previsti dal GDPR.

Come funziona?

Il Consent Tracker consente di effettuare un log selettivo e mirato degli eventi riguardanti i campi ritenuti rilevanti ai fini della dimostrazione del consenso.

Per configurare l’attività di tracciamento, sarà necessario indicare i campi che ritieni dovranno essere scritti come prova del consenso (es. data e ora dell’evento, indirizzo IP, campi identificativi dei consensi, URL della pagina di acquisizione, identificativo del testo dell’informativa visionata dal contatto, ecc) e quelli che deciderai di monitorare in modo che il sistema possa intercettarne ogni variazione.

Il tracciamento si attiverà quando verrà modificato il valore di almeno uno dei campi prescelti, generando ogni giorno un file di log che potrà essere estratto e conservato al di fuori della piattaforma oppure all’interno della stessa.

Completezza delle informazioni

Il Consent Tracker consente sia di tracciare l’esplicita acquisizionevariazione o revoca di un consenso, che di rilevare le modifiche dei dati personali già consensati in precedenza (ad esempio quando un contatto cambia il proprio indirizzo email).

Storico delle modifiche

Un’altra caratteristica fondamentale riguarda le variazioni che i campi “monitorati” possono subire nel tempo. Le informazioni sui file di log non si sovrascrivono le une sulle altre, per cui avrai modo di tenere traccia di tutte le variazioni succedutesi nel tempo.

Il valore aggiunto

Uno degli aspetti più interessanti del Consent Tracker è la capacità di tracciare consensi provenienti da diversi touch-point, sia interni che esterni alla piattaforma. Se debitamente configurato, il Consent Tracker può ad esempio intercettare modifiche al consenso apportate direttamente dal contatto attraverso form di MagNews, piuttosto che per il tramite di un utente che ha ricevuto richiesta dell’interessato (su altro canale: ad es., telefono, PEC, ecc.) o ancora tramite chiamata webservice da parte di un’applicazione esterna a MagNews (ad es., CRM, eCommerce, area riservata sito, ecc.).

Le principali funzionalità

Riassumendo, con il Consent Tracker avrai l’opportunità di:

  • Automatizzare il tracciamento
  • Tracciare informazioni di contesto (URL, IP, data e ora, ecc.)
  • Archiviare la documentazione dei consensi sullo spazio SFTP di MagNews
  • Scegliere i campi da tenere monitorati

Un esempio reale di utilizzo

Ipotizziamo che un utente MagNews decida di creare un form di iscrizione alla propria Newsletter nel quale richiede ai contatti di inserire nome, cognome e indirizzo email, sottoponendo la versione della nuova informativa ex art. 13 GDPR e richiedendo un consenso per finalità di marketing e uno per la profilazione.

In questo caso, utilizzando il Consent Tracker potrà, ad esempio, configurarlo in modo tale che ogni volta in cui interviene una modifica su uno dei campi anagrafici e/o relativi al consenso, verrà scattata una “fotografia”, generando un record su file contenente, oltre ai dati monitorati, data e ora dell’evento, e anche informazioni di contesto previamente individuate (ad esempio: indirizzo IP, campi identificativi dei consensi, URL della pagina che ospita il form, identificativo del testo dell’informativa visionata dal contatto, ecc.).

Sono in arrivo altre novità

In più, abbiamo in serbo altre proposte tecnologiche per assicurarti sempre la migliore soluzione nell’attuale contesto normativo. Una di queste sarà di grande interesse per chi ha necessità di inviare le proprie comunicazioni email esclusivamente su canali cifrati.

Il Consent Tracker è già disponibile. Per maggiori informazioni contatta il tuo referente commerciale, altrimenti

Fabio Masini

Dopo aver conseguito la laurea in Ingegneria Informatica presso l’Università di Bologna, Fabio inizia a lavorare in Diennea - MagNews, 14 anni fa come Project Manager. Dopo aver maturato anni di esperienza e avviato i progetti dei principali clienti dell’azienda, oggi gestisce e coordina l’intera infrastruttura tecnologica e l’area dei servizi alle imprese.